Comment Préparer une Séance de Formation ?

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Formation Formateur Coaching

Pour réussir une séance de formation, le formateur se doit de bien se préparer. D’ailleurs, j’aime à dire que 50 % de la Réussite est…

 
 
 
  Pour réussir une séance de formation, le formateur se doit de bien se préparer. D'ailleurs, j’aime à dire que 50 % de la Réussite est dans la Préparation. Pour bien se préparer, le formateur doit avoir conçu un scénario pédagogique adapté et efficace. Mais au-delà de l’ingénierie de formation, le formateur se doit aussi de se préparer et de préparer les éléments concrets de son action de formation. Ces éléments participent fortement à la réussite de la formation. Dans cet article, je partage avec vous quelques trucs et astuces pour bien préparer une séance de formation.

PRÉPARER SA SESSION

Vérifiez que vous pourrez disposer :
  • de la salle indiquée sur le planning des formations
  • de tout le matériel en état de marche,
  • des supports d’animation complets,
  • des supports pour les participants en nombre suffisant : manuel du participant, grilles de travail, exercices et corrigés, études de cas, documents de référence, quiz, fiches d’évaluation.
 

La Veille ou le matin même

Si vous n’avez pas pu le faire la veille, prévoyez d’arriver sur les lieux 30 minutes avant le démarrage de la session. À 9h, votre salle doit être prête pour accueillir les participants (tous les documents relatifs à la formation doivent être prêts).

Préparer la salle

Préparez des feuilles de présentation sur lesquels les participants porteront leurs prénom et nom (chevalets). Si la salle est trop grande, n’hésitez pas à n’en utiliser qu’une partie, de façon à créer une certaine proximité entre les participants et à être bien entendu sans avoir à forcer la voix. Disposez tous les documents qui vous seront personnellement utiles dans l’ordre dans lequel vous en aurez besoin, pour ne pas se perdre dans les papiers. Préparer les documents que vous aurez à remettre aux participants également dans l’ordre de distribution. Assurez-vous, si besoin, de la présence de tableau, tableau papier, feutres, rétroprojecteur. Ecrire sur le tableau un message de bienvenue. Assurez-vous qu’il n’y a pas de gros problèmes perturbateurs, des travaux assortis de bruits de marteau-piqueur, des problèmes de température (salle surchauffée), etc.  

Tester le matériel

Si possible la veille, cela laisse le temps de réagir:
  • Le brancher et l’essayer.
  • Régler le projecteur (hauteur et mise au point).
  • Positionner le départ des séquences vidéo et des pistes audio (enregistrements d’appels)
  • Afficher sur le rétroprojecteur le premier slide du module avant l’arrivée des participants
 

FAIRE LE POINT SUR SON STYLE D’ ANIMATION

 

 Les manifestations du trac

Au niveau :
  • de la tête : J’ai le vertige ; l’impression de planer ; ma tête me fait mal
  • des yeux : Je vois trouble ; les yeux me picotent ; j’ai les yeux qui pleurent
  • de la bouche : J’ai la bouche sèche ; les dents serrées ; je salive beaucoup
  • de la gorge : J’ai la gorge serrée ; la gorge sèche ; besoin de tousser
  • du cou : J’ai la nuque raide ; le cou engourdi ; le torticolis
  • des épaules : J’ai mal aux épaules ; les épaules engourdies
  • du cœur : J’ai le cœur qui bat, qui palpite
  • de la poitrine : j’ai la poitrine serrée
  • de la respiration : Je respire mal ; respire en haletant ; ne respire pas régulièrement
  • des bras : J’ai les bras lourds ; mal aux bras ; des mouvements de bras trop brusques
  • des mains : J’ai les mains froides ; serrées ; moites
  • des jambes : J’ai les jambes qui tremblent ; je n’ai plus de force dans les jambes
  • des genoux : J’ai les genoux qui tremblent ; mal aux genoux
  • des pieds : J’ai froid aux pieds ; chaud aux pieds ; mal aux pieds
 

Faire face au trac

  Ne pas craindre le trac, ce qui ne ferait que favoriser son apparition (la « peur de la peur »).
  • Avant la prestation
Éliminez le trop plein d’énergie par une activité physique ou des mouvements de déconcentration. Visualisez le bon déroulement de la formation et votre réussite. Organisez votre environnement, prenez des repères. Accueillez les participants ; parlez-leur, faites leur connaissance.
  • Pendant la prestation
Obligez-vous à vous décontracter : assez-vous, installez-vous dans une position confortable. Respirez lentement et à fond. Sachez que l’on exagère ses éventuelles imperfections. Souvent elles ne sont pas perçues par le public. Quel que soit votre trouble intérieur, efforcez-vous de paraître calme et souriant car l’émotion est contagieuse. Évitez le perfectionnisme. Centrez-vous sur l’auditoire, en prenant appui sur les participants positifs. Enfin, gardez courage, car l’entraînement à l’expression orale et l’habitude de parler à des groupes finissent par dissiper les malaises.  

Comment gérer l’anxiété du formateur

  Premier cas : Le formateur est mal à l’aise avec le sujet de son intervention qu’il connaît insuffisamment. Solution : Améliorer son savoir, son expertise. Deuxième cas : Le formateur maîtrise mal les méthodes et techniques pédagogiques. Solution : Augmenter son savoir-faire, son efficacité (c’est un des objectifs de la formation). Troisième cas : Le formateur craint de ne pas être à la hauteur des attentes des participants. Solution : Développer un « savoir-être » simple et réaliste. Dédramatiser, avoir une représentation pragmatique de son rôle. Quatrième cas : Le formateur a peur des regards, des jugements portés sur lui. Solution : Favoriser, le plus rapidement possible, la formation et la dynamique du groupe (c’est un des objectifs de la formation dans lequel l’animateur va s’insérer).  

ÊTRE ATTENTIF AU NON VERBAL

 

La calibration

  La calibration c’est l’art de repérer ce que votre interlocuteur ressent. Cela se traduit par des micromouvements visibles de l’extérieur ou des changements dans sa posture générale qui sont autant d’indicateurs subtils. Ainsi, vous pouvez en tenir compte et adapter votre façon de communiquer. Cet outil est fondamental, tant pour s’adapter à l’autre que pour vérifier l’impact que nous produisons chez lui. Calibrer c’est repérer les indicateurs de comportements et physiologique de son interlocuteur :
  • Au niveau du visage : mouvement des yeux, commissures de la bouche des yeux ; changement de couleur de la peau.
  • Les gestes : la posture du corps, bras croisés ou pas, jambes, angle tête-buste.
  • Respiration et rythme : voix, ton, rythme, débit, volume.

Les registres sensoriels

  Le VAKOG Nous avons une connaissance de notre environnement, du monde, par l’intermédiaire de nos sens : la vue, l’ouïe, le toucher, l’odeur, le goût et les sensations. Chacun de nous ayant vécu des expériences qui lui sont propres et possédant un bagage génétique unique dispose d’une représentation du monde qui lui est personnelle. Si nous utilisons tous les différents registres sensoriels, en revanche, nous ne nous en servons pas de manière homogène. Telle personne sera dite « visuelle » si elle préfère le canal V, une autre sera considérée comme auditive car privilégiant le canal A. L’homme dispose de 5 sens : La vision / L’Audition / La Kinesthésie / L’odorat / Le Goût Les mots peuvent donc être examinés d’après leurs relations aux systèmes sensoriels. Même chez les personnes qui utilisent surtout des mots abstraits, on peut découvrir à l’arrière-plan une base sensorielle. Chacun a un système de représentation privilégié. Ainsi, le mot forêt peut déclencher : Chez untel, une image de forêt, les couleurs de feuilles d’automne… Chez tel autre, des histoires qui parlent d’arbres, Pour tel autre, la rugosité de l’écorce, l’odeur de la forêt… Chaque individu utilise des mots qui « marquent » son système préférentiel et sont l’expression littérale de son vécu interne : « Je vois nettement ce que tu m’expliques » indique un visuel. « J’ai bien entendu toutes tes explications » indique un auditif. « Je sens bien ce que tu cherches à expliquer » indique un kinesthésique. On peut se rendre compte que certains sujets peuvent utiliser plusieurs systèmes de représentation, suivant le contexte proposé, comme si certains processus étaient inconsciemment reconnus plus efficaces suivant les spécificités rencontrées. Le travail sur les mots permet de : Apprendre ce qui se passe dans l’autre, avant de le comprendre, Se synchroniser avec l’interlocuteur au niveau du langage et donc, de favoriser le rapport, S’attacher à des descriptions à base sensorielle qui permettent d’éviter l’interprétation.  
 
 

L' Equipe Forma Coach International